理念

私ども株式会社サン・プロンプト（以下、「当社」という。）は、メーリング・サービス業として、お客様より多くの個人情報を受託し、取り扱っております。　近来、個人情報に関わる事件が頻発しており、個人情報を取り扱う企業としてその責務を重く認識し、当社で扱う全ての個人情報（社員情報も含む）を安全かつ適切に取り扱うために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、お客様の信頼を深めるよう努めていきます。そのために次のとおり個人情報保護方針を定め、これを実行し維持いたします。

個人情報保護方針

• 当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守します。
• 当社は、お客様から委託された個人情報および顧客情報の取り扱いに関し、安心して委託して頂ける様、適切な管理を行い、委託目的に反した利用及び提供、開示はいたしません。
• 当社は、公平かつ適正な方法にて個人情報の取得、利用、提供を行います。
• 当社は、個人情報を取得する場合、取得目的および利用の範囲を明示し、その目的達成のために必要な限度において利用し、本人の同意のない利用および第三者への提供はいたしません。社員の個人情報に関しても同様に扱います。（但し、個人情報保護法第27条第１項の場合を除く。）また、個人情報の目的外利用を行わないための措置を講じ、安全かつ適切に取り扱います。
• 当社は、個人情報を安全かつ適正に管理し、個人情報の漏えい、滅失又はき損等を防止するため、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、合理的で適切な情報セキュリティー対策、予防処置および是正処置を講じます。
• 当社が個人情報を外部に委託する場合、厳格な情報の保護を契約により義務付け、適切な管理を実施させます。
• 当社は、常に適切な個人情報の保護を行う為、必要な教育、監査を通じ全社的な教育啓蒙活動を実施します。
• 当社は、常に適切な個人情報および顧客情報の保護を行う為、定期的な見直しを行いその結果を踏まえて個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を行います。
• 当社は個人情報の取り扱いに関する苦情相談窓口責任者を定め、お客様や本人から個人情報の開示、訂正、削除等を求められた場合および苦情・相談に対し、誠実に対応します。相談窓口につきましては下記をご覧ください。

制定日：2003年11月10日
改定日：2023年11月1日

株式会社サン・プロンプト
代表取締役社長　中野　俊克

個人情報の利用目的について

• DM等の発送に係わるデータ処理・発送業務のため
• キャンペーン事務局応募整理、入力業務のため
• 求人の選考、採用のため ※
• 従業員の雇用管理のため ※
• 当社の事業に関する問い合わせや相談・連絡に対応するため ※
• 防犯目的のための監視カメラによる映像の取得
• WMSを利用した個人または法人宛の発送業務
• 弊社取扱商品での動画撮影・効果測定のため（詳細は弊社SERVICEページを参照ください。）
• 営業活動や展示会・イベント等のご案内・対応の為 ※

上記の利用の目的のうち、開示対象の保有個人情報は※印となります。

開示・訂正・利用停止等の手続きについて

• 当社が保有しております個人情報に関して、開示等（利用目的の通知、開示又は第三者提供記録の開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の禁止）を希望される場合には関係法令に伴い、ご本人様からの申し出であるかを確認したうえで、対応させていただきますので、下記問い合わせ先宛にその旨をご連絡ください。折り返し、所定の手続き書類を郵便・FAXにてお送りさせていただきます。お問い合わせ先・手続きの方法につきましては、下記の「個人情報に関する苦情・相談等のお問い合わせ」を参照ください。

開示等に応じない場合の取り扱い

次に定める場合は、開示等の対応を致しかねますので、予めご了承願います。
開示等をしないことを決定した場合は、その旨理由を付して通知申し上げます。

• ご本人の確認ができない場合
• 代理人によるご依頼に際して、代理権が確認できない場合
• 所定の依頼書類に不備があった場合
• ご依頼のあった情報項目が、当社保有個人データに該当しない場合
• 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 他の法令に違反することとなる場合

個人情報の安全管理のために講じた措置について

• 当社では、個人情報を厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報に関する規程等を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。
• 個人情報の適正な取扱いの確保のため、組織的・人的・物理的・技術的の4つの観点より安全管理措置を講じております。

• 組織的安全管理措置
  • 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う従業者及び当該従業者が取扱う個人データの範囲を明確化し、緊急時等における報告連絡体制を整備します。
  • 個人データの取扱状況について、定期的に点検を実施します。
• 人的安全管理措置
  • 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育研修を実施します。
  • 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載し周知します。
• 物理的安全管理措置
  • 個人データを取扱う区域において、従業者の入退室管理及び業務に用いる機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じます。
  • 個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施します。
  • 個人データについて業務終了後の速やかな返却又は廃棄、消去を実施します。
• 技術的安全管理措置
  • 個人データ及びそれを取扱う情報システムへのアクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報システムの使用に伴う個人データの漏えい等を防止するための措置を講じます。

個人情報に関する苦情・相談等のお問い合わせ

〒166-0002
東京都杉並区高円寺北2-2-1　巳善ビル４階
株式会社 サン・プロンプト　苦情相談窓口責任者
TEL ：03‐3310‐2348　　 FAX：03‐3338‐5287
受付時間：月～金曜日 10:00～17:00（祝祭日、年末年始は除く） 但し、FAX又は郵送での受付は終日行います。

認定個人情報保護団体名：一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申し出先：認定個人情報保護団体事務局
＜住　　所＞　〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル12F
＜電話番号＞　 0120-700-779 　 03-5860-7565　　受付時間 月～金曜日9：30～17：00（※12：00～13：00は除く）

※個人情報に関する苦情・相談等は、上記の苦情相談窓口に電話・FAX、又はホームページ上のお問い合わせフォームよりお問い合わせください。調査の結果、個人情報保有の有無をご連絡させていただきます。

※開示等の依頼を受けた場合は、来社もしくは必要書類の郵送、又はFAX、E-mailにてご本人様又は代理人様の確認をさせて頂きます。ご本人による依頼の場合は、ご本人であることを証明する書類（自動車運転免許証・パスポート・マイナンバーカードの写し(氏名と写真の表示がある表面のみ)・年金手帳・住民票(発行日より3ヶ月以内)のいずれか）にて確認を行います。代理人による依頼の場合は、依頼者であることを証明する書類（同上）に加え、代理人資格を有することを証明する書類（戸籍謄本・登記事項証明書・委任状）にて確認を行います。弊社にお送りいただく際には、上記のコピーを（自動車運転免許証・戸籍謄本等の本籍記載およびマイナンバーは機微情報に当たるため、塗りつぶす等で見えないようにして）お送りください。

※お送りいただいた書類は、本件情報開示及びその他ご依頼者の要望以外での利用はいたしません。尚、本人確認が出来ない場合は開示を行いません。

※当社では、開示等の一連の手続きに対する費用の請求は行いません。